Ведение кадрового учета

Заказать ведение кадрового учета в Казани — значит передать все процессы, связанные с персоналом, под контроль аттестованных специалистов. По данным ФНС за 2024 год, каждая четвертая проверка бизнеса в Татарстане заканчивается штрафом из-за ошибок в кадровых документах. Средний размер санкций по ст. 5.27 КоАП РФ — от 50 000 до 500 000 рублей за одно нарушение. Мы берем на себя оформление приказов, трудовых договоров, графиков отпусков и сдачу отчетности в СФР. Передайте кадры профессионалам и исключите риски. Для комплексной защиты бизнеса также доступна услуга проверка кадрового учета.

• О услуге
• Кому подходит
• Что входит
• Почему мы
• Стоимость
• Как работаем
• Документы
• Вопросы и ответы

Что такое ведение кадрового учета и зачем оно бизнесу

Ведение кадрового учета — это непрерывный процесс документирования трудовых отношений: от приема сотрудника до его увольнения. Сюда входит разработка локальных нормативных актов, составление приказов, ведение табелей учета рабочего времени, личных карточек Т-2, расчет компенсаций и взаимодействие с СФР. Законодательная база — Трудовой кодекс РФ, ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» и профильные постановления Правительства.

Главная проблема для предпринимателя — постоянные изменения в законодательстве. В 2025 году вступили в силу поправки к ТК РФ, касающиеся электронного документооборота и порядка предоставления отпусков. Без профильного специалиста отследить все нововведения невозможно. Ошибка в одном приказе или несвоевременная подача подраздела 1.1 ЕФС-1 приводит к штрафу до 100 000 рублей. Ведение кадрового учета в Казани силами «Финансового крыла» снимает эту нагрузку. Вы получаете юридически выверенные документы и отчетность без просрочек.

Мы рекомендуем сочетать эту услугу с кадровым аудитом — особенно если компания давно не проверяла соответствие документов актуальным нормам. Также полезно заказать разработку учетной политики для синхронизации кадрового и бухгалтерского контуров.

Кому подходит аутсорсинг кадрового учета

Ведение кадрового учета на аутсорсинге востребовано в компаниях любого масштаба, где есть хотя бы один наемный сотрудник. Мы работаем со следующими категориями клиентов в Казани:

• ООО на общей системе налогообложения — штат от 5 до 50 человек; ключевой риск — ошибки в начислении страховых взносов и пересортица по трудовым договорам при сдаче РСВ.
• ИП на УСН «Доходы» и «Доходы минус расходы» — часто совмещают функции директора и кадровика, что приводит к пропуску сроков уведомлений СФР о приеме сотрудников.
• Строительные и производственные компании — большой объем первичной кадровой документации, сменные графики, вредные условия труда; требуется строгий учет по профстандартам.
• Некоммерческие организации и фонды — специфическая отчетность перед Минюстом и сложная структура трудовых отношений с волонтерами и привлеченными специалистами.
• IT-компании и digital-агентства — активно нанимают удаленных сотрудников из разных регионов; необходим правильный учет дистанционной работы по главе 49.1 ТК РФ.
• Иностранные представительства и совместные предприятия — требуют оформления разрешительной документации и знаний миграционного законодательства.

Каждой категории клиентов мы предлагаем индивидуальный план перехода на аутсорсинг и закрепляем профильного специалиста. Узнайте больше о комплексном бухгалтерском обслуживании ИП и ООО.

Что входит в ведение кадрового учета: состав услуги

При заказе ведения кадрового учета в «Финансовом крыле» вы получаете полный спектр операций, закрывающий все требования Трудового кодекса и смежных нормативных актов. Ниже перечень обязательных работ:

• Оформление приема на работу и увольнения — формирование трудовых договоров с учетом должностных инструкций и профстандартов; подготовка приказов Т-1, Т-8, записей в трудовые книжки; регистрация в СФР в течение одного рабочего дня.
• Ведение личных карточек Т-2 и табелей учета рабочего времени — актуализация данных об отпусках, переводах, повышениях квалификации; контроль соблюдения нормы часов по производственному календарю.
• Разработка локальных нормативных актов — правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), положения об оплате труда, премировании, защите персональных данных, коммерческой тайне.
• График отпусков и приказы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска — составление графика до 15 декабря; расчет остатков отпусков при увольнении; оформление отпусков без сохранения заработной платы.
• Приказы по личному составу — перевод, совмещение, командировки, направление на медосмотр, отстранение от работы; все документы готовятся в течение 24 часов после вашего запроса.
• Учет рабочего времени и начисление заработной платы — синхронизация кадрового и бухгалтерского контуров; расчет окладов, премий, районного коэффициента для Казани (1,15), северных надбавок.
• Формирование и сдача отчетности в СФР и Росстат — подраздел 1.1 ЕФС-1 (бывший СЗВ-ТД) — на следующий рабочий день после приема/увольнения; раздел 2 ЕФС-1 (бывший СЗВ-СТАЖ) по итогам года; форма П-4 для статорганов.
• Взаимодействие с центрами занятости — подача сведений о вакансиях, выполняющих квоту по инвалидам; отчетность о высвобождении сотрудников при сокращении штата.
• Ведение воинского учета — постановка и снятие с учета военнообязанных; ежегодная сверка с военкоматами Казани; заполнение карточек по форме №10.
• Кадровое делопроизводство для удаленных сотрудников — электронные трудовые договоры, оформление усиленной КЭП, ведение реестра электронных кадровых документов.

Каждый блок услуги мы адаптируем под специфику конкретного бизнеса. При необходимости восстанавливаем запущенный учет — посмотрите, как проходит восстановление бухгалтерского учета для смежного участка.

Почему выбирают «Финансовое крыло» для кадрового учета в Казани

За 15 лет работы мы сформировали команду, способную закрывать кадровые задачи для бизнеса с численностью до 500 человек. Ниже ключевые факты, подтверждающие нашу экспертизу в сфере бухгалтерских услуг и аутсорсинга бухгалтерии:

• Опыт с 2009 года — более 500 клиентов в Казани и Республике Татарстан прошли через наши кадровые аудиты и постановку учета. Средний стаж ведущих специалистов отдела — 12 лет.
• Материальная ответственность до 5 000 000 рублей — каждый договор включает пункт о финансовой гарантии. Если штраф наложен по нашей вине, мы компенсируем сумму полностью.
• Ноль камеральных штрафов по нашей вине — за последние 5 лет мы не допустили ни одной просрочки по подразделу 1.1 ЕФС-1 и разделу 2 ЕФС-1. Статистика подтверждена актами сверок с контролирующими органами.
• Аттестованные кадровики в штате — все специалисты имеют дипломы по направлению «Управление персоналом» или «Трудовое право» и ежегодно проходят повышение квалификации по программам Института профессионального образования.
• Экономия до 40% от штатного кадровика — при аутсорсинге вы платите только за функционал без больничных, отпусков, НДФЛ и страховых взносов. Стоимость ведения для ООО из 10 человек начинается от 7 500 рублей в месяц.
• Защита от блокировки счета — интеграция кадрового и бухгалтерского контуров исключает расхождения в данных РСВ и 6-НДФЛ, из-за которых ФНС выносит решение о приостановлении операций по счетам.
• Налоговая безопасность — мы проверяем контрагентов на предмет «массовых руководителей» и «массовых учредителей», чтобы исключить обвинения в формальном документообороте.

Наш подход базируется на прямом применении норм ФЗ-402 и ТК РФ без вольных трактовок. Для новых клиентов доступна экспресс-диагностика текущего состояния кадров. Посмотрите также услугу постановки бухгалтерского учета с нуля и сопровождение камеральных проверок для комплексной защиты.

Стоимость ведения кадрового учета

Цена формируется исходя из количества сотрудников, режима налогообложения и текущего состояния кадровой документации. Ниже базовые тарифы для ведения кадрового учета в Казани:

Точную стоимость ведения кадрового учета рассчитаем после аудита вашей текущей ситуации. На цену влияют также сезонные факторы (например, массовый прием практикантов) и необходимость восстановления документов за прошлые периоды. Рекомендуем предварительно заказать налоговый аутсорсинг для оптимизации общей фискальной нагрузки.

Как начать ведение кадрового учета с «Финансовым крылом»

Процесс перехода на аутсорсинг занимает от 3 до 7 рабочих дней в зависимости от объема накопленной документации. Алгоритм действий:

1. Заявка — позвоните по номеру 8 (800) 600-08-86 или отправьте заявку через форму на сайте. Менеджер фиксирует запрос и уточняет количество сотрудников.
2. Экспресс-диагностика — наш кадровый инспектор выезжает в ваш офис в Казани (или подключается удаленно) и в течение одного дня анализирует состояние приказов, трудовых книжек, ЛНА и отчетности.
3. Коммерческое предложение — готовим расчет стоимости и детализированный перечень работ. Согласовываем график сдачи отчетности и контрольные точки.
4. Договор — подписываем соглашение с обязательством о материальной ответственности до 5 млн рублей. Прописываем KPI и сроки реагирования на запросы.
5. Интеграция — за 3 дня настраиваем обмен первичными данными: доступы к базам, регламент передачи сведений о приемах и увольнениях, общий чат с куратором.
6. Ведение и отчетность — ежемесячно вы получаете акт выполненных работ с расшифровкой по каждому сотруднику; ежеквартально — сверку по взносам и сводный отчет по кадровым изменениям.

Для уверенности в корректности стартовой документации можем провести полный аудит бухгалтерии предприятия и сверить данные бухгалтерского и кадрового контуров. При обнаружении расхождений оперативно их устраним, в том числе через восстановление бухгалтерского учета.

Какие документы вы получаете при ведении кадрового учета

По итогам каждого месяца мы передаем заказчику полный пакет кадровой документации, сформированный в соответствии с требованиями ТК РФ и архивного законодательства. В стандартный комплект входят:

• Трудовые договоры и дополнительные соглашения — с грифом «Утверждено», регистрационным номером и печатью организации.
• Приказы по личному составу (Т-1, Т-5, Т-8) — оформленные в день наступления события; хранятся в электронном и бумажном виде 75 лет.
• Личные карточки Т-2 — с отметками о всех перемещениях, отпусках и аттестациях.
• Табели учета рабочего времени (Т-12, Т-13) — с расшифровкой ночных смен, сверхурочных часов и отклонений.
• График отпусков (Т-7) — утвержденный за две недели до начала календарного года.
• Локальные нормативные акты — ПВТР, положение о защите персональных данных, положение об оплате труда.
• Отчетность для СФР и Росстата — с квитанциями о приеме и протоколами входного контроля.

Все документы хранятся в облачном архиве с двухфакторной аутентификацией. Доступ предоставляется руководителю и главному бухгалтеру в течение одного рабочего дня после заключения договора. В рамках комплексного обслуживания также предлагаем подготовку бухгалтерской и налоговой отчетности в едином пакете.

Частые вопросы о ведении кадрового учета

1. Сколько стоит ведение кадрового учета для ИП без сотрудников?
Если ИП работает один и не планирует найма, ведение кадрового учета ему не требуется — достаточно нулевой налоговой отчетности. Но как только появляется первый сотрудник, автоматически возникает обязанность встать на учет в СФР и вести кадровые документы. Тариф «Старт» для такого ИП составит от 5 000 рублей в месяц с учетом упрощенного документооборота.

2. Какие гарантии дает ваша компания?
Мы несем полную материальную ответственность по договору — до 5 млн рублей. Это покрывает любые штрафы ГИТ, СФР и ФНС, если они возникли по нашей вине. За 15 лет практики таких прецедентов не было. Подтверждаем репутацию портфолио из более чем 500 клиентов в Казани.

3. В какие сроки вы оформляете приказ о приеме на работу?
Приказ по форме Т-1 готовится в день получения от вас данных о новом сотруднике. В течение следующего рабочего дня подается подраздел 1.1 ЕФС-1. Если сотрудник не предоставил трудовую книжку, мы оформляем акт и фиксируем это во внутреннем реестре.

4. Как начать сотрудничество, если кадровый учет давно не велся?
Стартуем с кадрового аудита. Восстанавливаем цепочку приказов за пропущенный период, проводим сверку с СФР, актуализируем личные карточки. Обычно на восстановление до двух лет уходит от 5 до 10 рабочих дней. Важно: параллельно рекомендуем правовой аудит учредительных документов для устранения связанных юридических рисков.

5. Что нужно от нас для начала работы?
Достаточно предоставить уставные документы, штатное расписание, данные действующих сотрудников и доступ к личному кабинету СФР (если есть). Всю остальную работу — формирование ЛНА, шаблонов приказов, настройку графика отпусков — мы берем на себя. Для новых предприятий также предлагаем инициативный аудит для оценки стартовой позиции.

Начните работать с профессионалами кадрового учета

Передайте ведение кадрового учета в «Финансовое крыло» и сосредоточьтесь на развитии бизнеса. Для клиентов из Казани проведем бесплатный аудит одного раздела кадрового делопроизводства — например, проверим корректность оформления трудовых договоров или правильность заполнения табелей. Выявим риски до того, как ими заинтересуется ГИТ.

Позвоните по телефону 8 (800) 600-08-86 или оставьте заявку на сайте. Ответим в течение 15 минут в рабочее время. Предварительно ознакомьтесь с нашими услугами по кадровому аудиту и юридическим консультациям для бизнеса — они усиливают защиту вашей компании.

Главный бухгалтер «Финансового крыла», стаж 15 лет:

«При постановке кадрового учета ключевая зона риска — статус самозанятых и работающих по ГПХ. С 2025 года ФНС усилила контроль за подменой трудовых отношений гражданско-правовыми. Я рекомендую до подписания любого договора с физлицом проводить тест на соответствие критериям ст. 15 и ст. 56 ТК РФ. Второй момент — электронные трудовые книжки. До сих пор встречаю компании, которые не направили уведомление сотрудникам о переходе на ЭТК по форме СЗИ-Д. Это прямое нарушение со сроком исковой давности три года. Запрашивайте у своего кадровика реестр уведомлений и сверяйте его с данными СФР раз в полугодие. И третий совет: храните оригиналы заявлений сотрудников на отпуск и увольнение. При споре в ГИТ эти документы — основное доказательство вашей добросовестности.»